Tendințele noi în construirea și gestionarea proceselor de business
Jun 22, 2020    
News, Articole    
311

Tendințele noi în construirea și gestionarea proceselor de business

Stimati prieteni, printr-o serie de articole, vom încerca să prezentăm viziunile și ideile noi de asigurare a continuității afacerii.

Tendințele generale de migrare a aplicațiilor corporative în cloud și creșterea mobilității utilizatorilor schimbă modul în care se construiesc rețele și securitatea acestora, precum vin cu cerințe noi la procesele de business. Acest lucru s-a simțit în practică prin prisma măsurilor de izolare, legate de pandemia coronovirusului (COVID-19).

Situația creată a demonstrat perfect că metodele de gestionare a businessului și management instituțional clasic necesită o altă abordare, care va lua în calcul unele cerințe noi. Aici cel puțin merge vorbă de obligativitatea ajustării/modificării procesului de business fără afectarea continuității afacerii. Metode clasice de gestionare afacerii la moment sunt bazate în mare majoritate pe procesele business statice, fără a prevedea unele măsuri dinamice. De facto cadrul instituțional (politici, regulamente, proceduri) care descriau fiecare proces tot erau statice se bazau pe funcționarea procesului în regim anumit, fără prevederi de trecere a activităților organizației într-un alt regim care deferă de activitatea obișnuită a acesteia. Modelului precedent a afacerii nu preconiza unele elemente de stres, legate de scăderea activității economice ca rezultat al măsurilor de protecție, aprobate la nivel național și mondial.

În acest context tendințele de mobilitate și flexibilitate a proceselor de business a unei organizații sunt binevenite. Totodată ele necesită unele rezerve suplimentare (umane, tehnice, de timp și financiare) pentru asigurarea modificărilor/ajustărilor necesare asigurării continuității afacerii în situații neprevăzute.

Ce este procesul de business?

Vom examina procesele de business prin prisma efectului negativ, care va avea o organizație ca urmare stopării/blocării acestora.

Procesele de baza sunt cele, stoparea/blocarea cărora poate afecta direct activitatea companiei, precum și de care depind vânzări, profitul companiei, marketing, lucru cu clienți existenți sau potențiali. Exemple: logistica, vânzări, comunicare cu client/furnizor, producere, livrare.

Procesele auxiliare sunt cele stoparea /blocarea cărora nu va afecta direct activitatea companiei, dar va crea unele incomodități în funcționarea/dezvoltarea acesteia. Exemple: asistența IT, contabilă, fiscală și juridică, HR, deservire, PR.

Procesele de administrare sunt cele stoparea /blocarea cărora va afecta direct posibilitatea organizației de a gestiona, monitoriza și regula activitatea sa. Exemple: gestionare strategică, financiară, de securitate.

Din punctul de vedere a riscurilor, precum și prin prisma pagubei pentru activitatea organizației procesele sunt poziționare în ordinea următoare (în descreșterea pagubei):
  1. de baza,
  2. de gestionare,
  3. auxiliare


default name Schema unei hărți de interacțiune între procesele de business în cadrul companiei de producere și livrare

Descrierea proceselor de business, desenarea modelului pentru fiecare proces, precum și desenarea hărții a acestora cu elementele de interacțiune între procesele creează o transparență totală cât pentru persoane cu funcții de luare a deciziilor, atât și pentru persoane cu funcții de execuție. Documentele respective, în practică, cu certitudinea răspunde la întrebările legate de locuri slabe în asigurarea funcționării unei organizații/afacerii, precum și este necesară în momentul luării deciziei privind modificarea unor procese existente sau construirea unor procese noi.

Beneficiile descrierii cât mai detaliate a proceselor de business:

  • Procesele pot fi mai bine înțelese de către toți.
  • Procesele pot fi mai bine monitorizate și evaluate. Li se pot aplica anumiți indicatori de performanță (KPI - Key Performance Indicators).
  • Procesele, fiind descompuse în activități independente și interconectate, permit acțiuni de optimizare și îmbunătățire.
  • Procesele pot fi ușor modificate fără pericolul de afectarea activității a organizației.
  • Procesele pot fi ușor automatizate cu costurile minimale legate de dezvoltarea și testarea.


Totodată harta și descrierea cât mai detaliată a proceselor va permite luare unor măsuri de optimizare activității unei organizației, cum ar fi:

  • Luarea măsurilor de creștere a productivității muncii și de eficientizare a activității
  • Minimizarea factorului de eroare
  • Corectitudinea executării sarcinilor trasate
  • Minimizarea riscurilor și reducerea costurilor
  • Comunicarea transparentă și efectivă a personalului
  • Asigurarea calității

Anume descrierea procesului de business în tandem cu harta proceselor de business este extrem de necesară pentru digitalizarea activității integrale sau parțiale a proceselor de business. De regulă anume lipsa mai multor detalii sau omiterea acestora creează impedimentele și neclarități în comunicarea organizației cu echipa de dezvoltare (internă sau cea contractată). Neluarea în calcul proceselor de business la momentul elaborării caietului de sarcini pentru crearea sau dezvoltarea unui sistem informatic de dese ori aduce la imposibilitatea realizării sarcinilor din caietul de sarcini, motivul fiind necorespunderea lor procesului real.

Consultatie gratuită